home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ HAM Radio 3.2 / Ham Radio Version 3.2 (Chestnut CD-ROMs)(1993).ISO / misc / k1hlz-pr / basicaud.txt next >
Text File  |  1990-03-11  |  8KB  |  127 lines
  1.    ARRL EMA PIC Reference                                         9/88 K1HLZ
  2.                                                                     rev 3/90 
  3.   
  4.   
  5.                     AUDIO for News Gathering Public Relations
  6.    
  7.    AUDIO (also called: sound, actuality, cut, bite or sometimes beeper).
  8.    You hear these all the time during Radio and TV newscasts but have probably 
  9.    never paid attention to the "mechanics" of it.  Someone other than a 
  10.    professional newscaster giving first hand information or reactions relative 
  11.    to a news story or event.  
  12.    
  13.    Electronic news media (Radio, TV, cable) usually like to use stories with 
  14.    "sound" (and/or pictures).  The audio gives the report an "eyewitness" feel 
  15.    and enhances the newscasts.  The media could call you on the phone and ask 
  16.    you questions about the situation or what you overheard.  Their recording of 
  17.    you is one kind of "sound".  Or they could send a crew to your home and 
  18.    record you -or audio from your rig or tape recorder- as another kind of 
  19.    "sound".  You could even feed them audio from your rig or tape machine on 
  20.    the phone.  You could make recordings to help you "re-create" or "simulate" 
  21.    communications for the TV crew.  Audio and Video editors can work wonders!
  22.    
  23.    If you make recordings yourself, remember that good clean quality recordings 
  24.    are important.  Direct connections between your rig, tape machine and the 
  25.    phone are a must!  Do not rely on holding the mic. to the speaker!   If they 
  26.    are for use by others then they should be in a form that is easily handled 
  27.    (i.e. almost everyone has standard cassettes and open-reel tape recorders 
  28.    but very few have micro cassettes or Digital VCR audio or 8 track cartridge 
  29.    capability).  Radio and TV stations usually run open-reel tape at 7 1/2 or 
  30.    15 inches per second, almost NEVER 3 3/4 ips.  The label on your tape should 
  31.    indicate the format and speed (and in the rare case of special tapes, Metal, 
  32.    or DBX or Dolby indications) stereo or monaural.   Standard cassettes are often
  33.    easiest to use.   Phone patch equipment can easily interconnect your Rigs,
  34.    telephone  and cassette (or open reel) recorders.  Get it set up NOW and try
  35.    recording  from your rig. Then try playing the recording over the phone to a 
  36.    friend or  simulate "reception" by playing it through your rigs speaker or
  37.    from the  tape player with the rig speaker turned down.  Get used to the 
  38.    volume levels for best results. 
  39.    
  40.    RADIO:
  41.    Editing "raw" sound for broadcast use is best left to those familiar with 
  42.    the practice.  Provide the "raw" sound (just as you recorded it) to those 
  43.    who want it, like the Press and Media, or Public Information handlers.  If 
  44.    you can, develop a method to "quickly" get to the "good" sections of the 
  45.    tape - where the most newsworthy communications are.  They will edit it down 
  46.    for their purposes.  They may use just 5 seconds of your sound even if you 
  47.    gave them an hour. But 1 hour is too long for an editor to wade through.
  48.    
  49.   
  50.    Audio for News Gathering PR
  51.    page 2
  52.    
  53.    
  54.    Here are some guidelines.   There are some exceptions but stations generally 
  55.    want short concise "sound" which includes some important statement, 
  56.    observation, reaction, or flavor of what is happening.  Depending on 
  57.    content, actualities (as this type of "sound" is referred to) should be 
  58.    SHORT, from a few words to 30 seconds long. A 40 to 60 second cut is usually 
  59.    considered too long.  Many short cuts are better than one long cut.  A 
  60.    variety of cuts gives stations the chance to pick and choose.  They may not 
  61.    want to use the very same audio cuts that their competition uses and they 
  62.    may not want to repeat the same audio cut in consecutive nescasts.  Different
  63.    versions of the same info are a help during major stories, and will work to our
  64.    advantage.  
  65.    
  66.    Keep a cassette or open reel tape machine with blank tapes on hand. When you 
  67.    encounter a situation, roll tape continuously so you don't miss anything 
  68.    "good".  If you can, "dub" (copy)  good excerpts to another tape.  Quality 
  69.    and fidelity deteriorate to varying degrees with each transfer or dub so 
  70.    keep it to a minimum.
  71.    
  72.    When you have "good sound" supply the information to the PIC or PIO for editing 
  73.    and  rapid mass distribution.  They usually have contacts and experience with 
  74.    things of this nature.  Besides, if 100 Hams call each station about the 
  75.    same situation, we'll overload their telephones.  On the other hand, if you 
  76.    don't hear or see the story on your local stations, call them, especially if 
  77.    there is some kind of LOCAL aspect or tie-in to the story or situation!
  78.    
  79.    When there is no organized system in your area, here are a few tips you can 
  80.    use, depending on the situation.   Contact the NEWS departments of 
  81.    Radio/TV/Newspapers in your area.  Tell them who you are, what you have, and 
  82.    answer any of the questions they ask.  They will probably also want your 
  83.    phone number for follow-up information.  You can get more involved and set 
  84.    up a News Line (an answerphone type thing with "sound" on the outgoing 
  85.    message).  The number of that line should be given to a News Service for 
  86.    distribution.  Check for news services like United Press International and 
  87.    Associated Press offices in your area.  Give them the story and a News Line 
  88.    number if you have one. These services have teletype into most every 
  89.    broadcast news department and will get your information out on a mass 
  90.    scale.  Those wanting more info, or sound, will call your News Line.
  91.    
  92.    If you know someone who is set up and handles this type of audio production 
  93.    and you become aware of a situation, CALL the individual so he/she can 
  94.    record and distribute the "sound" or make your recordings available.   It is 
  95.    better to let those who are familiar with this type of thing  deal with it 
  96.    whenever possible.  In Eastern Mass call the Ham Hotline in Boston (617) 437-
  97.    0111, which is checked for messages at least once a day and more often 
  98.    during a situation.  
  99.    
  100.   
  101.    Audio for Newsgathering PR
  102.    Page 3 
  103.   
  104.   
  105.    Television:  It isn't as easy to provide video for TV as it is audio for 
  106.    Radio.  BUT the TV stations may be interested in your audio too.  Call their 
  107.    News Departments and alert them to the situation and what you have.  
  108.    Depending on the station and situation they may interview you on the phone 
  109.    or in person or just take notes from your call.  Your shack should look 
  110.    somewhat presentable if they come to your home.  If you are going to 
  111.    "simulate" communications then have your tape all cued (positioned to the 
  112.    point you want it to start) and ready to go.  The crew will understand 
  113.    simulation.  They may ask for "raw" recordings of what you heard so that 
  114.    they can edit them for themselves.  Remember that News Professionals are 
  115.    very busy and have little time to spare.  
  116.    
  117.    In all cases be sure to mention Amateur Radio or Ham Radio frequently.  Give 
  118.    short, easy to understand answers.  You are "talking" to a non-ham, non-
  119.    technical audience).  Generally they don't care or understand propagation, 
  120.    skip, frequencies QRM  or all the "stuff" we hams take for granted.  For 
  121.    pictures, try to look your best and present an "interesting" background.  
  122.    Signs, equipment, neatness, etc. all help.
  123.   
  124.   
  125.   K1HLZ EMA PIC
  126.   rev 3/90
  127.